– Nå ligger alt samlet på et sted

I Alta har Power Solutions tatt kontroll på småinnkjøpene med easyReq – og fått en tryggere, enklere og mer bevisst arbeidshverdag på kjøpet.

Power Solutions er en elektroentreprenør, som leverer tjenester til både offentlige og private prosjekter over store deler av landet. Selskapet har bred erfaring innen industri og infrastruktur, med særlig tyngde i Nord-Norge.

– Vi driver med det meste innenfor elektro, forteller elektriker Eivind Opgård Løknes. – Nå holder vi på med tollstasjonen i Polmak og flere trafostasjoner for Statnett, både på Skaidi og i Nordreisa. Vi har hatt litt av hvert på Skillemo også, med flere nye industribygg.

Sammen med resten av teamet i Power Solutions håndterer han store og små oppdrag – og mange innkjøp. Det er her easyReq har blitt et viktig verktøy.

Fra rot til ryddighet

Tidligere var innkjøpsprosessen i bedriften preget av manuelle rutiner, muntlige avtaler og uoversiktlige fakturaer.

– Før kunne sjefene ringe meg tre måneder etter at jeg hadde hentet noe og spurte: "Var det du som hentet ut dette her?" sier Eivind. – Da måtte de lete gjennom systemene for å finne det ut.

Nå skjer det ikke lenger. easyReq har samlet alt på ett sted.

– Nå kan de bare gå inn i appen og se hvem som hentet det, når og hvor, og at det var godkjent.

Det gir trygghet – ikke bare for administrasjonen, men også for ham som er ute i felten.

– Jeg slipper å få kjeft for å ha hentet dyre ting, sier han og ler. – Nå har det blitt godkjent på forhånd.

Enklere prosess – bedre kontroll

I dag bruker Eivind easyReq fast til alt som ikke er elektro: klær, verktøy, utstyr og diverse andre småting.

– Når man har brukt appen litt, så er den kjempe enkel. Det tar meg to minutter å sende inn en rekvisisjon. Når den er godkjent, aktiverer jeg den, også er jeg ferdig.

Han setter pris på at systemet er effektivt og ukomplisert.

– Jeg slipper å ringe og spørre. Det er bare å trykke det gjennom og få det godkjent.

En annen fordel er at det gir god oversikt – også over beløp.

– Nå må jeg faktisk sjekke hva ting koster før jeg sender forespørselen. Før bare hentet jeg det jeg trengte. Nå tenker jeg meg om. Og hvis noen andre har det jeg trenger, så låner jeg heller.

Det handler både om økonomi og ansvarsfølelse.

– Jeg henter ikke ut noe nytt med mindre jeg har virkelig behov for det.

Føler seg ikke begrenset

Selv om godkjenning er et krav, føler ikke Eivind at han blir begrenset.

– Nå kan jeg ikke hente ut dyre ting uten at det godkjennes først. Hvis jeg skal ha et verktøy til fem–seks tusen, så må det inn i systemet. Da får jeg enten ja eller nei.

Men:

– Jeg får alt jeg peker på, sier han og smiler.

For ham handler det ikke om å begrense muligheter – men om å sikre at alt er i orden før noe skjer.

System som virker i praksis

Thomas Kristensen er fagansvarlig i Power Solutions. Han har oversikt over prosjektene og ser verdien av strukturerte prosesser.

– Vi begynte med easyReq fordi vi ville ha bedre kontroll. Det var ikke noen store problemer som lå bak – vi ønsket bare oversikt.

I dag bruker de løsningen til nærmest alle innkjøp – unntaket er når de handler direkte hos grossist.

– Klær, verktøy, utstyr – det går gjennom easyReq. Det fungerer veldig bra.

Og selv om Thomas ikke har regnet på den økonomiske gevinsten i kroner og øre, er han ikke i tvil om nytten.

– Hvis en faktura ikke er merket godt nok, går vi bare inn i easyReq og henter all informasjonen. Det sparer oss for mye arbeid.

Han trekker også frem en annen positiv effekt:

– Når ansatte må sende inn en rekvisisjon for å kjøpe noe, så blir terskelen for å kjøpe høyere. Folk tenker seg mer om.

Godkjenning på farten

En ekstra bonus, både for ledere og ansatte, er fleksibiliteten.

– Det er veldig greit at man kan godkjenne fra telefonen. Da slipper man å sitte foran PC-en hele tiden, sier Thomas.

For en bedrift som ofte jobber spredt over store geografiske områder, er det viktig med løsninger som ikke er avhengig av fast kontorplass.

– easyReq fungerer godt i en travel hverdag. Det syns de ansatte også.

Et lite grep med stor effekt

Power Solutions er en bedrift som jobber med store prosjekter. Men det er ofte de små justeringene som gir størst utslag i hverdagen.

– Det gjør jobben vår mye enklere, oppsummerer Eivind.

Med easyReq har han fått en enklere, mer forutsigbar og ikke minst tryggere måte å håndtere innkjøp på – og slipper både dårlig samvittighet og etterpåklokskap.