Kontroll, oversikt og en enklere innkjøps hverdag med easyReq

I Alta kommune håndteres et stort antall innkjøp hver eneste uke. Fra drift av pumpestasjoner og kjøretøy til vedlikehold av anlegg og utstyr. Med mange ansatte ute i felt og et høyt aktivitetsnivå, er gode rutiner for rekvisisjon og godkjenning avgjørende.

Vi tok en prat med prosjektleder Ronny om hvordan det er å bruke easyReq i praksis.

En hverdag med mange innkjøp

Alta kommune har et høyt volum av innkjøp gjennom året. Bare det siste året er det generert nærmere 1000 rekvisisjoner.

«Vi handler jo mye, sier Ronny. Og når man skal handle så mye, er det fint å ha kontroll på hva det er.»

Med ansvar for mange anlegg, kjøretøy og lokasjoner er oversikt helt avgjørende. easyReq brukes som verktøy for å sikre at alle innkjøp er godkjent og dokumentert før de gjennomføres.

Fullkontroll for prosjektleder

Som prosjektleder har Ronny god oversikt overalt som kommer inn av rekvisisjoner.

«Det er god kontroll hele tiden,» forklarer han. Jeg ser hva som kommer inn, hvor det skal og hva det gjelder. Det er ingen problemer.»

Alle innkjøp går via easyReq, og Ronny får forespørsler direkte på mobilen. Selv når han ikke er på kontoret, kan han raskt åpne og godkjenne.

Dette gir:

• løpende oversikt over innkjøp
• kontroll på hva som kjøpes inn til ulike anlegg
• bedre grunnlag for oppfølging og vedlikehold

«Det har vært gull for meg,» sier han.

Sporbarhet og dokumentasjon i praksis

I en drifts hverdag med mange installasjoner og pumpestasjoner er det viktig å vite hvor utstyr og deler brukes.

Derfor kreves det kommentarer på rekvisisjoner, slik at man vet hvor innkjøpet skal brukes.

«Vi må vite hvor det er brukt» forklarer Ronny. På sikt ser vi hvilke stasjoner som er problem stasjoner og hva som må byttes ut.»

Denne sporbarheten gir også bedre grunnlag for reklamasjoner, vedlikeholds planlegging og prioritering av tiltak.

Litt omstilling, stor gevinst

Som ved alle nye systemer var det en overgang i starten.

Ronny forteller at noen var skeptiske:
Det var mange som sa: dette fungerer ikke, det blir for mye ekstra jobb ol. Men holdningen endret seg raskt etter at de fikk systemet i bruk.

«Man må bare være villig til å prøve. Nå ser de jo at de slipper spørsmål i ettertid om hva som er kjøpt og hvorfor.»

I dag oppleves løsningen som en trygghet for både for de som jobber ute og de på kontoret. Alle innkjøp er godkjent på forhånd, og usikkerheten rundt feilkjøp er redusert.

Ærlig om utfordringer og hvordan det løses

I en travel drifts hverdag kan det opp stå situasjoner hvor ansatte står i butikk eller ute på oppdrag og venter på godkjenning.

– «Hvis noen står og venter, kan ett minutt føles lenge, sier Ronny. Men fem minutter kontroll er bedre enn å miste oversikten.»

Samtidig finnes det flere måter å gjøre flyten enda smidigere på:

• prosjektleder kan legge inn stedfortreder ved fravær eller ferie
• flere godkjennere kan legges inn ved behov
• ansatte som handler ofte kan få utvidede rettigheter som hurtigrekvisisjon
• Godkjenner må huske og ha varslene på i innstillinger

Med disse grepene kan godkjenninger skje raskt, samtidig som kontrollen beholdes.

For Alta kommune handler det ikke om å skape unødvendig byråkrati, men om å sikre at alle innkjøp er riktige og avklart på forhånd.

En enklereog tryggere arbeidshverdag

I dag oppleves easyReq som et viktig verktøy i arbeidshverdagen.

«Det beste er at vi har kontroll på alt som blir kjøpt og vet hvor det handles, sier Ronny. Det er bare å bruke easyReq, da har du oversikt.»

Oppsummert–verdien for Alta kommune

Med easyReq har Alta kommune fått:

• full oversikt over innkjøp
• god kontroll for prosjektleder
• tydelig dokumentasjon på hva som kjøpes og hvor det brukes
• trygghet for ansatte som gjør innkjøp
• mindre usikkerhet og færre spørsmål i ettertid

Christel spurte Ronny om han vil anbefale easyReq til andre kommuner og på det svarer han

«Jeg vil egentlig anbefale alle bedrifter og bruke easyReq, det er gull med kontroll og oversikt.»

‍

Resultatet er en mer forutsigbar og ryddig innkjøps hverdag, for både ansatte og prosjektledere.