Hva er en rekvisisjon?
En rekvisisjon er mer enn bare et skjema. Det er nøkkelen til bedre kontroll på innkjøp, mindre frustrasjon og tryggere hverdager for både ansatte og ledelse. I denne artikkelen forklarer vi hva en rekvisisjon er, hvorfor det er viktig – og hvordan easyReq forenkler hele prosessen.
En rekvisisjon gir oversikt og kontroll
I mange virksomheter skjer det innkjøp på tvers av avdelinger, prosjekter og roller – ofte uten at noen har full oversikt. Resultatet kan bli uforutsette kostnader, dobbeltkjøp, eller usikkerhet rundt hvem som bestilte hva.
Her kommer rekvisisjon inn som et effektivt verktøy. En rekvisisjon er en intern forespørsel om å kjøpe varer eller tjenester, som må godkjennes før selve bestillingen skjer. Den sørger for at alle innkjøp vurderes og dokumenteres på forhånd. Rekvisisjoner er gjerne aktuelt når en skal handle på kreditt på vegne av bedriften.
Hvorfor bruke rekvisisjon?
Uten et tydelig rekvisisjonssystem er det lett at viktige beslutninger havner i e-poster, muntlige avtaler eller i beste fall et Excel-ark. Det fører ofte til:
- Manglende dokumentasjon
- Sen eller uklar godkjenning
- Økt risiko for feilkjøp
- Uoversiktlige innkjøp og fakturaer
Et rekvisisjonssystem gir derimot struktur. Det forenkler kommunikasjonen mellom ansatte og ledere, reduserer feil og gir økonomiavdelingen det de trenger: dokumentasjon og sporbarhet.
Slik fungerer rekvisisjoner i easyReq
easyReq digitaliserer hele rekvisisjonsprosessen. I stedet for manuelle rutiner, skjer alt i én brukervennlig app. Her kan ansatte sende inn rekvisisjoner med få klikk, og ledere godkjenne dem – hvor som helst, når som helst.
Med easyReq får du:
- Digitale rekvisisjoner som er enkle å bruke
- Automatisk varsling og godkjenning
- Oversikt over hva som er hentet, når og av hvem
- Dokumentasjon knyttet til prosjekter, brukere og fakturaer
Rekvisisjon i praksis
La oss si at en snekker trenger nytt verktøy til et byggeprosjekt:
- Han åpner easyReq-appen og registrerer et verktøy som ønskes kjøpt.
- Lederen mottar en varsling og kan godkjenne rekvisisjonen med ett klikk – fra mobilen.
- Når rekvisisjonen er godkjent, kan innkjøpet gjennomføres med trygghet.
- Fakturaen kan enkelt kobles til riktig rekvisisjon i etterkant via et rekvisisjonsnummer som noteres på fakturaen.
Denne enkle rutinen sparer både tid, frustrasjon og unødvendige kostnader.
Fordeler ved å bruke rekvisisjon i easyReq
- Bedre kontroll over hva som kjøpes og hvorfor
- Tydelig godkjenning før kostnaden oppstår
- Mindre misforståelser og færre feilkjøp
- Effektiv kommunikasjon mellom felt og kontor
- Dokumentasjon som forenkler regnskap og revisjon
Vanlige spørsmål om rekvisisjon
Hva er en rekvisisjon?
En rekvisisjon er en forespørsel om å kjøpe inn varer eller tjenester på vegne av bedriften, som sendes til godkjenning internt i virksomheten før innkjøpet skjer.
Hva er forskjellen på rekvisisjon og bestilling?
Rekvisisjon skjer internt – en ansatt ber om å få kjøpe noe. Bestillingen skjer eksternt – varen kjøpes hos leverandør etter at rekvisisjonen er godkjent.
Hvem godkjenner rekvisisjoner?
Vanligvis en leder, prosjektansvarlig eller økonomiansvarlig, avhengig av interne rutiner.
Hvorfor er rekvisisjon viktig?
Det sikrer at kjøp er godkjente på forhånd, gir dokumentasjon og sparer virksomheten for unødvendige kostnader og misforståelser.
Klar for å få bedre kontroll?
Med easyReq blir det enkelt å sende, godkjenne og følge opp rekvisisjoner – uten tidkrevende papirarbeid eller usikkerhet. Systemet passer spesielt godt for virksomheter med mange prosjekter, avdelinger eller ansatte som jobber utenfor kontoret.
Fyll ut dette skjemaet så tar vi kontakt for å se hvordan rekvisisjoner kan forbedre hverdagen i din bedrift!
