easyReq gir Alta kommune bedre oversikt

Driftsavdelingen i Alta kommune har ansvar for alt fra brøyting og vannforsyning. De sørger for at kritisk infrastruktur fungerer som den skal – hele året. Med mange prosjekter, varierende behov og en hverdag med høyt tempo, er det avgjørende med gode verktøy som gjør det enkelt å holde oversikt og ta raske beslutninger.

Da easyReq ble introdusert, tok det ikke lang tid før driftsleder Magne kjente at dette var noe helt annet enn han hadde sett for seg.

– Jeg skal si det, det traff meg rett i hjertet. Vi har snakket om rekvisisjoner før, men jeg har gruet meg til det. Jeg så for meg mye papirarbeid og styr. Men her får vi det jo helt motsatt – det er enkelt, effektivt og gir oss kontroll, sier Magne.

En kommune i vekst – og behov for effektiv drift

Alta kommune er den største i Finnmark og forvalter et stort ansvar over et enda større geografisk område. Driftsavdelingen holder til på Øyra, og består av rundt 30 ansatte som sørger for at kommunale anlegg og infrastruktur fungerer som de skal.

Med mange ansatte og mange parallelle prosjekter, er det også mange innkjøp og fakturaer som skal håndteres. Det er her easyReq har gjort en konkret forskjell i det daglige.

– De som handler som lager rekvisisjonen

For Magne og driftsavdelingen har det vært en stor fordel at easyReq lar dem fordele ansvar på en enkel og ryddig måte.

– Det fine er at det er de som skal ut og handle som lager rekvisisjonen selv. Så godkjenner arbeidsleder eller jeg, alt etter hvem det gjelder. Det gjør at vi faktisk kan stoppe unødvendige kjøp før de skjer –og vi vet hva vi har, forteller han.

Systemet er ikke bare enkelt å bruke – det skaper også bedre flyt i hele avdelingen.

– Vi håper jo å tjene penger på dette. Eller nei, vi sparer penger – det er jo kommunen, tross alt!

Full kontroll på fakturaene

Også fakturahåndteringen har blitt langt mer oversiktlig med easyReq. Magne slipper å bruke tid på å hente inn informasjon fra flere hold –alt er samlet på ett sted.

– Jeg er nesten inne for ofte og sjekker, sier Magne og ler. – Men det er jo blitt utrolig enkelt. Jeg ser med én gang hva fakturaen gjelder, og hvilket prosjekt det skal på. Det er slutt på å måtte ringe rundt for å finne ut av ting – jeg har alt foran meg.

– Det er jo ikke vanskelig i det hele tatt

En viktig grunn til at easyReq har fungert godt for Alta kommune, er at systemet er intuitivt og lett å forstå. Det gjorde innføringen enkel – og endringene ble godt mottatt.

– Det har vært en positiv prosess. Når folk så hvor lettvint det er, falt det raskt på plass. Det er jo ikke vanskelig i det hele tatt – og nå kan vi faktisk gjøre vurderinger før noe kjøpes inn, i stedet for å rydde opp i etterkant.

Og som Jens-Harald fra easyReq selv sier:
– Noen innkjøp skjer aldri, rett og slett fordi man skjønner at det ikke vil bli godkjent. Det betyr færre unødvendige kjøp og bedre budsjett disiplin.

Hva har easyReq gjort for Alta kommune

• Gir økt kostnadsbevissthet: De ansatte vurderer nå innkjøp mer nøye.
• Gjør fakturahåndtering enkel: Magne har full kontroll og slipper unødvendig etterarbeid.
• Styrker lederrollen: Arbeidsledere godkjenner kjøp og har oversikt over utstyr og lager.
• Sparer tid i hverdagen: Mindre leting, mindre papir, mer flyt.
• Bidrar til bedre ressursbruk: Færre unødvendige innkjøp – og mer bruk av det man allerede har.

Oppsummert: En løsning som gir ro, innsikt og kontroll

For Magne og resten av driftsavdelingen i Alta kommune har easyReq bidratt til mer enn bare bedre rutiner – det har gitt ro i hverdagen og kontroll over innkjøp og kostnader.

– Bruker du mye tid på fakturaer, og har flere som handler? Da vil du ha stor nytte av easyReq. For oss har det betydd bedre kontroll, mindre stress og lavere kostnader.

Og kanskje viktigst av alt – det traff ham rett i hjertet.

‍