CSP har spart både tid og penger
Maskinentreprenøren CSP er godt etablert i Alta og jobber hovedsakelig med vann og avløps-prosjekter for kommuner, i tillegg til fiberoppdrag og andre graveprosjekter. For Katrine Opgård Olsen, Administrativ leder i CSP, betyr dette mye administrasjon. Da bedriften vokste, ble det stadig tydeligere at innkjøpsprosessen var både uoversiktlig og tidkrevende.
– Før easyReq kunne hvem som helst dra på butikken, kjøpe inn utstyr og bare skrive det opp på CSP. Når fakturaene kom, visste vi ofte verken hva kjøpet gjaldt, hvem som hadde hentet det, eller hvilket prosjekt det skulle føres på, forteller Katrine Opgård Olsen.
Konsekvensen ble både høyere kostnader og mye ekstra arbeid. Hun beskriver utallige situasjoner der hun har sittet med en faktura hun ikke kunne knytte til et prosjekt – og måtte bruke timer på å lete etter svar.
Sparer mye tid med easyReq
Da CSP tok i bruk easyReq, endret hverdagen seg raskt. Bedriften var blant de første som implementerte løsningen, og Katrine opplevde oppstarten som både enkel og effektiv.
– Vi kjørte en veldig tydelig linje fra starten: det er ikke lov å hente noe uten å bruke easyReq. Etter det gikk ting fort, og nå er systemet helt implementert, sier hun.
Med easyReq blir alle innkjøp registrert og forhåndsgodkjent. Ansatte må oppgi pris og rekvisisjonsnummer, og dermed har både prosjektledere og administrasjon full kontroll. For Katrine har dette gitt en helt ny arbeidshverdag.
– Det jeg personlig liker best, er kvalitetssikringen. Når en faktura kommer, kan jeg enkelt koble den til riktig prosjekt og se hvem som har hentet varen. Jeg slipper å ringe rundt til prosjektledere eller bruke tid på å lete. Det sparer meg for utrolig mye tid, sier hun.
Mer prisbevissthet – og færre feil
En tydelig effekt er også at terskelen for å handle har blitt høyere, og prisbevisstheten bedriften har økt.
– Før kunne en ansatt hente en arbeidsbukse til 4000 kroner uten å tenke over prisen. Nå ser de kostnaden, og må ha godkjenning fra leder. Det har gjort oss mye mer bevisste, forteller Katrine Opgård Olsen.
Feilføringer og misforståelser på fakturaene har også blitt kraftig redusert. CSP har to selskap, og tidligere hendte det ofte at fakturaer havnet feil, eller at ingen visste hva kjøpet gjaldt. Nå er prosessen ryddigere, og dobbeltarbeid er så å si borte.
Tydelige resultater
Selv om CSP ennå ikke har tall på de totale besparelsene, er Katrine ikke i tvil om effekten.
– Vi har definitivt spart både tid og penger. Og når vi har brukt easyReq over et helt regnskapsår, er jeg sikker på at vi kan dokumentere det tydelig, sier hun.
Anbefaler videre
For CSP har easyReq blitt et uunnværlig verktøy i hverdagen. Katrine er ikke i tvil om at andre i bransjen kan ha like stor nytte av løsningen.
– Jeg anbefaler det absolutt, ikke bare til maskinentreprenører, men også til håndverkere og andre som har ansatte som handler inn utstyr og varer. Det gjør både økonomien og administrasjonen langt enklere å håndtere.
I tillegg er Stian Heitmann, daglig leder i CSP, også på eiersiden i easyReq, noe som har bidratt til tett samarbeid og god forståelse for hvordan løsningen fungerer i praksis.
