Hvordan ta i bruk hurtigrekvisisjoner
Hurtigrekvisisjoner i easyReq er en forenklet måte å håndtere innkjøp på. I stedet for å vente på at en leder skal godkjenne forespørselen, kan utvalgte brukere selv opprette og godkjenne rekvisisjonen i én og samme operasjon. Løsningen gir mer fleksibilitet, samtidig som man fortsatt får oversikt og kontroll gjennom rapportering.
Dette er spesielt nyttig i situasjoner hvor det haster, eller hvor ansatte jobber på tider der leder ikke er tilgjengelig – som kveld, natt eller helg. Det passer også godt i prosjekter hvor lederen ønsker å slippe unna unødvendig godkjenning, men fortsatt vil ha sporbarhet og kontroll på innkjøpene via rekvisisjonsnummer.
For å bruke hurtigrekvisisjoner må brukeren få tilgang av en administrator, og tilgangen gis per prosjekt. Når det er satt opp, kan brukeren enkelt gjennomføre innkjøp – og du som leder slipper både flaskehalser og uoversiktlige fakturaer.
Slik tildeles brukerrettigheter til hurtigrekvisisjoner:
- I panelet til høyre velger du først prosjekter, deretter trykker du det aktuelle prosjektet hvor brukeren skal få brukerrettigheter til hurtigrekvisisjoner. Trykk deretter på "Rediger"-knappen øverst til høyre.
- Du kommer så til dette bilde. Her scroller du litt ned til "Hurtigrekvisisjon"-feltet. Trykk på "Tildel brukerrettigheter"-knappen.
- Du vil da få opp en liste over de som har profilstatus "bruker" i din bedrift. Årsaken til at de med profilstatus "prosjektleder" og "admin" ikke vises her er at de trenger ikke brukerrettigheter til hurtigrekvisisjoner, de kan allerede godkjenne sine egne forespørsler. Velg den/de som skal få muligheten til å bruke hurtigrekvisisjoner på dette prosjektet. Når du er ferdig trykker du på den oransje "Velg"-knappen nederst.
- Du kommer så tilbake til denne siden. Under seksjonen "Hurtigrekvisisjon" vil du nå se navnene til den/de brukerne du valgte på forrige side. De kan nå bruke hurtigrekvisisjoner på de utvalgte prosjektene. Her kan du også fjerne brukere ved å trykke på den lille søppelkassen på høyre side av navnet.
Ønsker du at en bruker skal ha denne muligheten på flere prosjekt må du gjøre dette på de andre prosjektene også.
Viktig: Når du er ferdig må du trykke på den oransje "Lagre endringer"-knappen.
- På prosjektsiden vil du til en hver tid se hvem som har brukerrettigheter til hurtigrekvisisjoner på det aktuelle prosjektet.
Slik bruker du hurtigrekvisisjoner i easyReq:
- For å begynne på en ny rekvisisjon trykker du på den oransje "Ny rekvisisjon"-knappen øverst til høyre på forssiden.
- Dersom du har fått tildelt rettigheter for hurtigrekvisisjoner i easyReq på ett eller flere prosjekter, vil du få tilgang til denne siden. Her kan du velge hvilken type rekvisisjon du ønsker å opprette.
Trykker du på "Rekvisisjon til godkjenning", oppretter du en vanlig rekvisisjon som må godkjennes av en leder. Ønsker du derimot å bruke hurtigrekvisisjon, klikker du på knappen for det. Videre vil vi vise deg hvordan du går frem for å bruke hurtigrekvisisjoner steg for steg.
- Videre kommer du til denne siden. Her fyller du inn informasjonen slik du gjør for ordinære rekvisisjonsforespørsler. Trykk på den oransje "Fortsett"-knappen når du er ferdig.
- Du kommer så til denne siden. Her fyller du også inn informasjonen slik du pleier for ordinære rekvisisjoner. I listen for prosjekter vil du se færre prosjekter enn du vanligvis gjør. Fordi du benytter deg av hurtigrekvisisjoner vil du kun se de prosjektene hvor du har rettighetene til det.
Når du er ferdig med å fylle ut informasjonen trykker du på den oransje "Godkjenn"-knappen. Du godkjenner da rekvisisjonen slik du har fylt den ut.
- Videre vil du se dette vinduet. Her velger du hvor lenge rekvisisjonen skal være gyldig. Standard er at den er gyldig i en uke, men du kan velge både kortere og lengre. Du kan også velge å varsle butikk ved å sende rekvisisjonen på epost, samt skrive en kommentar til de. Når du er ferdig trykker du på den oransje "Godkjenn"-knappen.
- Siden vil så se slik ut og rekvisisjonen er nå klar til bruk, slik du bruker de ordinære godkjente rekvisisjonene.
Oppsummering
I denne artikkelen forklarer vi hvordan en leder kan gi enkeltbrukere tilgang til hurtigrekvisisjoner på spesifikke prosjekt, og hvordan brukeren kan benytte seg av dette.
Har du noen spørsmål? Kontakt oss på kundeservice@easyreq.no så hjelper vi deg gjerne!
PS: Ser ikke appen din ut som den på bildet? Grensesnittet varierer utfra hvilken status profilen har. Bildene er tatt fra en profil som har status "admin", så utsnittet vil se noe annerledes ut for en "prosjektleder" eller "bruker". Bildet vil også variere om du er på webløsningen eller appen.